valerius

（一）時間管理的意義在於計畫時間、做好確定目標、
自我管理的工作，減少浪費時間的因素，使時間經濟效益發揮到最大。
(彭錦鵬，1993)

（二）要管理時間是不可能的，因為無論如何測量或描述時間，
時間總是依據固

定的速率消失。(Taylor)

（三）時間管理的正確含意是指面對時間，進行自我管理。
(許銘欽，1998)

（四）時間管理是在一定的時間內獲得最滿意的工作成果。
(井上富雄，1989)

綜其所述，社會工作管理，更是需要利用這些特性，尤其，
社工員在組織中的工作量是龐大的，好的時間管理，除了可以
有效能的發揮所長外，更節省人力成本，在組織目標的運作上，
成效是顯著的，它的優點是大家所認可的，其中歸納的原因可列
出以下幾項：

(一)有效時間管理可減輕工作壓力：掌握有效的時間管理策略，
除了能避免時間截止時所帶來的壓力，能提早完成工作，不造成
緊張與不安感。

(二)有效時間管理可思考工作計畫：有效的時間管理，使領導者與成
員可獲致充裕的時間回顧與評鑑，進行下一步計畫之安排與思考，
探求其改善與努力的方向。

(三)有效時間管理可提高組織效能：有效的時間管理可使領導者與成
員在工作時 間內獲致更多的「空白時間」，來從事重要但不緊急
的事務，進而提升組織效能。

(四) 有效時間管理可促進目標達成：這是許多領導者最重要的目的，
為了讓組織的目標能快速的達成，有效率的完成組織的使命。

只是時間要如何管理呢？它不是難以掌控與捉摸，
我們該如何有效率的運用它。以下，我們將介紹時間的管理秘訣；
人們對於時間的迷思以及如何克服人們的拖延習性著手，
讓大家能不再為時間的流逝困擾。

三、時間管理的迷思

在時間上也常常會出現一些時間迷思。例如：

（一）我們的時間永遠不夠用。

（二）授權可以節省時間（所託得人才會有效果）。

（三）在最短的時間還完成工作是最好的時間管理者。

（四）效率取代了效能，只知 do the thing right，而非
do the right thing。

（五）只要去做，就會有績效。

（六）每天累慘才是工作有績效的同義詞。

（七）推遲會提高決策品質與績效。

（八）電話可以是我們節省時間最好的工具。



四、策略性的目標設定

（一）立定標竿、全力以赴：譬如射標，一定要有一個靶，
才會射中標的。同樣地，人生若沒有目標，只會任由環境影響，
而非自己影響環境。根據耶魯大學研究，只有 3% 的學生為自
己訂下目標，而其他的學生則沒有。經過長時間的研究指出，
當初有訂下目標的3%學生，其成就遠超過其餘97%學生的總和。

（二）一般人不願為自己設定目標的三個原因：

（1）恐懼：怕萬一達不到怎麼辦？會有失敗感

（2）無此意願：為何要設定目標，每天過得好好的就可以了

（3）誤將行動當成就：每天忙來忙去，好像很有成就感。
其實行動不等於成就，有結果才算有成就，所以一定要設定成就目標。

（三）目標設定原則：

（1）目標要具體，例如「我想要升教授、當主任、得到碩士學位」等

（2）目標必須是可衡量的

（3）目標是可能實現的

（4）目標是切合實際的

（5）一定要設定時間表。

（四）耶魯大學提出的目標設定七步驟：

（1）先擬出您期望達到的目標

（2）列出好處：您達到這目標有什麼好處?譬如您有一個目標想買房子
，列出買房子對您有那些好處

（3）列出可能的障礙點：您要達到此目標之障礙，可能是錢不夠、
能力不夠等，一一列舉

（4）列出所需資訊：思索需要那些知識、協助、訓練等

（5）列出尋求支持的對象：一般而言，很難靠自己一個人即能
達到目標，所以應將尋求支持的對象亦一併列出

（6）訂定行動計畫：一定要有一個行動計畫

（7）訂定達成目標的期限。

（五）立定標竿的四個步驟：

（1）消除恐懼：不要擔心失敗，立定目標是必須的

（2）認同每個人一定要有「目標」這個想法

（3）完成耶魯大學七步驟

（4）堅持目標：若不堅持，任由挫折、打擊所擺佈因而放棄，
則永遠達不到預定的目標。一位希望追求成功的人須能堅持、
決不放棄，才會成功地達到目標，例如愛迪生不斷地嘗試及堅持，
終於達成目標。

（六）目標管理：一個人需要在三方面設定目標：（1）個人和家庭：
這是您生活的誘因；（2）職業生涯和財務目標：這是您的方法；
（3）個人發展和專業發展：這是您的成果。

（七）目標設定的步驟：

（1）寫下目標：通常用想的還是不夠，一定要寫下您的目標，
才能加深印象，進入我們的潛意識

（2）設定優先順序：目標可能有很多，一定要排定其優先順序

（3）擬定計畫：依據目標之優先順序擬定計畫

（4）對計畫設定優先等級和先後順序

（5）排定時程表

（6）確實做、馬上做。

（八）策略性的目標設定：

（1）您需要有六個月、一年、三年、五年、十年以及一生的目標：
甚至於想好將來自己的墓碑上要刻那些字，這是一生的目標

（2）除掉障礙

（3）尋求合作

（4）充實知識

（5）決定關鍵步驟

（6）人類因夢想而偉大：作偉大的夢、並使它們實現

（7）每天早上重寫一遍您的目標 ，每天晚上審查這些目標：
每天如此做，這樣才會進到我們的潛意識。



五、如何決定優先順序

（１）每個人每天都有非常多的事情要做，
為有效做好時間管理一定要設定其優先次序；
會設定優先次序是快速晉昇職位者的人格特質

（２）根據柏拉度80 / 20 定律：在日常工作中，
有20%之事情可決定80%的成果

（３）目標須與人生、事業之價值觀相互符合，
如此才不致浪費力氣

（４）發展專長，從事高價值的活動：無益身心之低價值活動，
會腐蝕我們的精力與精神儘量不要去做

（５）要設定優先順序，將事情依緊急、不緊急以及重要、
不重要分為四大類，一般人每天習慣於應付很多緊急且重要的事，
但接下來會去做一些看來緊急其實不太重要的事，整天不知在忙什麼。
其實最重要的是要去做重要但是看起來不緊急的事，例如讀書、
進修等，若您不優先去做，則您人生遠大的目標將不易達成。

◎優先次序等級設定說明表

優先次序說明

優先性Ａ：最優先項目既重要且緊急的事情（必須做的事情）

優先性Ｂ：次優先項目重要但並不緊急的事情（應該要做的事情）

優先性Ｃ：低優先項目對重要目標之達成僅有些微貢獻的事情
（量力而為的事情）

優先性Ｄ：優先性最後項目既不重要也不緊急
（可以委託別人去做的事情）



六、克服拖延的時間習慣

（一）你有拖延的惡習嗎？

　　請仔細斟酌以下每一個言述，假如你對該言述極為同意，
則在言述前之括弧內填上A；假如你對該言述略為同意，則填上B；
假如你對該言述略為不同意，則填上C；假如你對該言述極為不同意，
則填上D。

（　） 1.為了避免對棘手的難題採取行動，
我於是乎製造理由並尋找藉口。（　）2.為令困難的工作能被執行，
對執行者下壓力是必要的。（　）3.我採取折衷辦法以避免或延緩
困難的工作之處理。（　）4.我遭遇太多足以妨礙完成重大任務的
干擾與危機。（　）5.當被迫從事一項不愉快的決策時，
我避免直截了當的答覆。（　）6.我對重要的行動計畫的追蹤
工作不予理會。（　）7.我試圖令他人為我執行不愉快的工作。
（　）8.我將重要的工作安排在下午處理，或者攜回家裡，
以便在夜晚或週末處理它。（　）9.我過份疲勞（或過份緊張，
或過份洩氣，或太受掣肘），以致無法處理我所面對的困難任務。
（　）10.在著手處理一件艱難的任務之前，
我喜歡清除桌上每一個物件。



（二）拖延的藉口一覽表

拖延的藉口質疑

1.它太令人感到不愉快！．這種不愉快的感覺會因時間之推移
而消失嗎？．你有沒有想過「長痛不如短痛」的道理？

2.期限未到，急什麼？．正因為期限未到，所以你所面對的是
「機會」而非「問題」。你想讓「機會」轉變為「問題」嗎？．
你想成為役人者（役物者）還是役於人者（役於物者）？

3.我在壓力下工作績效較佳！．為何要承受別人所施加的壓力
，而不為自己創造壓力以提升工作績效？．為何不為自己預留餘
地以應付意外事件？

4.不理它也許就沒事！．萬一出事怎麼辦？

5.它很難！．你沒有做過困難的事嗎？．拖延就可以降低難度嗎？
．處理難度越高的事所產生的成就感不也越大嗎？

6.我現在沒心情做這件事！．你願意成為自己情緒的俘虜嗎？．
會不會因為你不做所以才沒有心情做？

7.儘管它很重要，但不急啊！．難道你不知道要先做及多做重要
的事才會擴大成就？．難道凡事都要等急的時候才做？

8.假如我不急著做，搞不好會有別人拿去做！．你不覺得這樣
會損及你的形象及自尊嗎？

9.目前我很忙，勻不出時間做那件事！．你有沒有比較過你手頭
上的正在忙的事重要呢？還是那件事重要？

10.這件事可能行不通！．你想不想知道它是否行得通？只有
動手去做才能獲得答案！

11.我要先將辦公桌收拾乾淨！．為何不等到辦完事之後再
進行收拾工作？

12.茲事體大，我怎麼貿然採取行動？．正因為茲事體大，
所以更不應錯失採取行動之機會。這一點你想過沒有？

13.若我現在就做，做妥後還會接到更多的事做！．
你已處於坐以待「幣」的狀態嗎？

14.在開動之前，我想先休息一下！．為何不將次序倒轉一下，
讓休息成為做妥工作之報償？

15.從下個月起開始戒煙！．你的意志力未免太薄弱了！？．
你為何不打鐵趁熱？



（三）克服拖延的方法

　　導致管理者採取拖延作風的事端，大致可分為三類：第一、
不愉快的事；第二、困難的事；第三、含重大決策的事。
至於克服拖延的方法，常用的有四種：1.各個擊破法；2.平衡表法；
3.思維方式改變法；以及4.避免過份追求盡善盡美法。前三種方法
適用於對抗因不愉快的事或困難的事而導致的拖延，最後一種
方法則適用於對抗因重大決策而導致的拖延。茲將這四種方法闡釋如下：

1. 各個擊破法：

這種方法有時被比喻為「香腸切片法」
( “Salami” technique)。Salami原是義大利香腸，
在切片之前因它巨有無比其貌不揚，故有令人難以下嚥之感覺
。但在切成薄片之後，因形狀及色調改變而頗能引起食慾。
令人不愉快或令人感到困難的事，若能照樣地細分為許多件小事，
且每次只處理其中的一件，則這種事情的處理將不致於令人反胃。
例如一通令人感到尷尬的電話，倘若需要回覆，則可用書面列出
以下的行動步驟，而循序予以處理：

（1）查出受話者之電話號碼並寫下來。

（2）決定何時打電話。

（3）翻查有關資料並檢討全面情況。

（4）決定到底在電話中應怎麼說。

（5）撥電話。

　　假如事情本身頗為艱鉅，則遂行之步驟可能更多。
採取各個擊破法以對付拖延的作風時，有兩點必須特別加以注意：
第一、每一個行動步驟都要非常簡單，而且很快即可做妥─可能的話，
應令每一個步驟在幾分鐘之內能處理完竣。第二、每一個行動步驟都
必須以書面列明，因為假如不這樣做，則可能永遠不會針對拖延的
事情採取行動。

2. 平衡表法：

這也是一種書面分析法。在紙的左邊列出拖延的理由，
在紙的右邊則列出辦妥拖延的事情的潛在好處。結果，
通常都很出人意外的是：右邊也許只有一、兩個情緒上的藉口，
諸如「可能導致尷尬的局面」、「可能令我感到厭煩」等；
右邊則有許多好處，其中的一項可能是「將討厭的事作好，
輕鬆了許多」。平衡表法足以令有拖延惡習的人，在冷漠與
逃避的心態中覺醒，並面對現實。

3. 思維方式改變法：

拖延可以說是，深植於內心的一種思維方式所造成的結果。
這種思維方式是這樣的：

　 「這種任務必須履行，但是它令人感到不愉快，
因此我將儘量予以拖延。」

　　倘若我們能將以上之思維方式改為：

　　「這種任務是令人感到不愉快的，但是它必須被履行，
因此我將立即做完它以便儘早忘掉它。」

　　則拖延之惡習將可望獲致矯正。

4. 避免過份追求盡善盡美法：

由於「真、善、美」在我們的價值尺度中向來被視為一種圭臬，
因此在制定決策時我們往往趨於過份小心、過份理想化，
以致要到資訊齊全或有確切把握時才敢採取行動。這說明了何
以管理者一遇重大事件便會猶豫不決，也說明了何以求好心切
的作家老是無法寫完書的第一章。對那些因過份追求完美而遲
疑不決的管理者來說，底下兩劑藥方相信是有益的：第一、
決策環境本身非具風險性，則是具不確定性，因此想獲致完
備的決策資訊是不可能的。基於此，管理者應在已蒐集關鍵
性資訊的第一時間（亦即進一步獲得的資訊所產生的好處不大時）
，立刻下定決策。第二、管理者若能及早下定決策，則當決策顯示
錯誤的跡象時，他才有時間採行補救或善後措施。一旦管理者將
決策拖延到限期屆滿時才予以制定，那麼不出錯則已，一出錯
將永遠無法挽回！



七、提供幾項常用的時間管理秘方：

（1）練習心像技術；凡事先在心裏預演一遍，等到真正操作時就會
「水到渠成」，節省許多時間。

（2）起床就先列出行動清單與每日計畫。

（3）專注將會產生湧流經驗（flow experience）。

（4）資料與知識管理（隨身攜帶卡片、筆記PDA），
減少重複犯錯之機會，節省回想的時間。

（5）工作時保持平穩速度。

（6）凡事注重輕重緩急，緊急而重要者先做。

（7）避免不切實際的時間估計，寧多勿少，多出來的時間可另外利用。

（8）同時處理同類事務。

（9）記住物品置放之場所，並養成好習慣「物歸原位」
，避免浪費時間在找東西上。

（10）設定時限，有效規劃。

（11）絕對避免拖延、猶豫，「今日事、今日畢」。

（12）選擇刻意忽略，切勿「吹毛求疵（太細微的部分）」。

（13）要有「斷路控制設施與躲避計畫」，以逃避一些不速
之客與偶發事件之干擾，如：電話、網路聊天系統。

（14）保持桌面井然清潔，每天與定期大掃除，去蕪存菁。

（15）檢視習慣，挑戰違反時間效能之習慣。

（16）適時拒絕，避免成為時間黑洞的犧牲者。

（17）著手去做，因為通常遇到難題，如果透過仔細思考可
以想透的化即要思考過後再做決定，如不是只是單純心理作用，
那我們就不要浪費時間在想要怎樣去做，其實就放手去做。

（18）立即去做，部要用紀錄的方式，馬上去做.交代事項馬
上完成，學生老師交代作業，不論繳交時間都馬上完成
（不用找大量資料的作業），如此也可以算是減少時間的開銷。

（19）徹底解決，不要做一部分，事情可以依次解決最好依次解決
，拖越久會越想拖下去，而造成延遲。

（20）不做不白的事，確實明瞭所交負的任務，不要再不清楚工
作內容上的作業時，就先著手去做如此只會浪費時間去修改。

（21）拜訪朋友時要先確定其是否在家，除了禮貌之外，
這樣才不會浪費時間，假使不在家不就白跑一趟了。

（22）有效分工，可以把工作專業化一點，也可減少摸索的時間。

八、有效利用零散的時間：

（1）交通：每天通勤時間，在車上不妨可以做一些小事。
例如：學習第二語言（背英文單字、聽力的學習）、
看一些相關作業（公司報表、學校作業字數不多的業務）、
或是聽工商廣播接觸新的商情，也可以在計劃與策劃一天的
行程與工作內容。

（2）午餐時間：主管部署、老師學生可以一起吃飯、喝茶
聯絡感情，建立關係，互相交流。

（3）休息時間（喝茶休息時間）：早上、下午各有休息的
時間或是學生有的下課時間，假使不疲倦可以用來做一些小事，
如背單字、寫信、打電話等等。

（4）等車時間：可以看一些口袋書，或是去思考一些需要
長時間思考的問題，先有初步的想法架構，對於細項在利
用等待的時間各各擊破。

（5）其他：像是上廁所、等人也都可以看些閒書做到休閒娛樂，
不要讓所有的時間都圍繞在工作、學業上，這樣容易讓自己情緒
緊張反而無法事半功倍。



九、時間管理格言

（一）「要將你的百分之一百的時間，用於關鍵問題的處理。」
羅勃˙湯森

（二）「光繁忙是部夠的。問題在於：我們到底在忙些什麼？」
亨利˙大衛˙梭羅

（三）「任何值得做的事情，都值得作妥它。」菲立浦˙多馬˙
史丹侯普

（四）「選擇時間及是節省時間。」法朗西斯˙培根

（五）「遲到好過不到。」拉丁諺語

（六）「拖延是一種最具殺傷力的拒絕方式。」約翰˙皮爾斯

（七）「拖延是時間之賊。」愛德華˙楊

（八）「做任何正確事情的時間，都是正確的時間。」小馬丁
˙路德˙金恩

（九）「“某一天”並非每星期中的一天。」

（十）「有效的管理者生活在現在，但卻將眼光集中在未來。
」詹姆斯˙黑斯

（十一）「昨天是一張已被註銷的支票。明天是一張尚未到期
的本票。今天則是隨時可運用的現金。請善用它！」

（十二）「“做正確的事”要比“按正確的方法做事”更重要。」
彼得˙杜拉克

（十三）「先處理重要的事，後處理緊迫的事。」葉列克˙麥肯如

（十四）「一個今天等於兩個明天那樣值得珍惜。」邊哲明˙富蘭克林

（十五）「我們沒有可能留住今天，但我們卻有可能不糟蹋今天。」

不管在哪裡成長或學習，沒有什麼是最好或最壞的，
重要的是要「如何掌握環境，善用環境，關鍵在你的態度」。